10 passos para fazer a gestão de projetos na sua empresa

Dentro de uma empresa, nada sai como realmente deveria sem um planejamento bem feito. Mesmo que o prazo seja curto ou que o projeto em si envolva poucos profissionais, nunca deixe de planejar o que precisa ser feito. E não falo apenas das tarefas a serem concluídas. Pense também no tempo necessário, recursos, dúvidas que podem surgir, etc. Para facilitar, listamos os 10 passos necessários para realizar uma gestão de projetos com sucesso. Confira!

1 – Defina o Escopo

Defina quais são as necessidades e qual o problema que o projeto precisa resolver. Qual é o trabalho que precisa ser realizado?

2 – Defina sua equipe

Os profissionais da sua empresa estão capacitados para desenvolver o projeto em questão? Se não, verifique a possibilidade de contratar um facilitador ou de oferecer um treinamento para a equipe. É imprescindível que os profissionais envolvidos entendam todas as etapas e saibam realizar as tarefas necessárias.

3 – Liste as etapas e descreva todas as atividades necessárias

Essa é uma parte importante do trabalho, pois ajudará na definição de prazos e metas. Alguns gestores não possuem conhecimento real de quantas pequenas tarefas são necessárias para realizar uma grande etapa. Ter tudo isso documentado ajuda a justificar prazos e a conseguir recursos, além de deixar ainda mais claro como o processo irá funcionar.

4 – Defina prazos e metas

Sempre trabalhe com prazos e metas realistas. Leve em consideração o ritmo de trabalho da sua equipe e a possibilidade de acontecer algum imprevisto. Deixar uma margem de segurança também é uma boa ideia.

5 – Levante os recursos necessários

Mais uma vez: seja realista. Considere os recursos disponíveis na empresa, quais os resultados desejados e tente chegar a um denominador comum. Recurso não é necessariamente dinheiro, pode ser um serviço, um produto ou qualquer item necessário para a realização das tarefas. Se sua empresa permitir, tente fazer parcerias para conseguir o que precisa. Isso gera economia e ajuda no networking.

6 – Monte um cronograma

Coloque um período de execução para cada tarefa e uma data limite para cada etapa. Ajustes podem ser necessários ao longo do caminho, mas tente respeitar ao máximo o cronograma definido.

7 – Defina como serão os processos de comunicação

Um dos problemas mais comuns das empresas é a falta de comunicação. Combine junto com a sua equipe como serão esses processos, quem precisa ser informado dos andamentos de cada etapa e com que frequência. Utilize ferramentas que possibilitem a documentação e o monitoramento de cada ação.

8 – Faça monitoramento

Verifique periodicamente se o trabalho está fluindo conforme o cronograma e o budget previsto. Monitorar é extremamente importante, pois ajuda a prever os resultados e possibilita evitar desde o começo os pequenos desvios da rota.

9 – Documente sempre

Por mais que algumas empresas tenham um aspecto mais informal, nunca deixe de documentar tudo o que é importante. Seja entre os membros da equipe ou com um terceiro, não importa: é imprescindível ter tudo registrado para evitar possíveis dores de cabeça no futuro.

10 – Avalie os resultados

Mais do que avaliar o produtos finais, avalie também todo o processo de trabalho. Isso é importante para assegurar uma melhoria contínua dentro da sua empresa.

Obviamente o gerenciamento de projetos como um todo é algo complexo. Mas com este pequeno guia você já consegue dar os primeiros passos para uma empresa com ações mais organizadas e produtivas.

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